Zoom velike konference

V okviru storitve Zoom vam Arnes omogoča organizacijo konferenc z večjim številom udeležencev.  Na vašo prošnjo uredimo sobo, v kateri se lahko vašega sestanka ali seminarja udeleži do 1000 oseb. Glede na vrsto dogodko lahko izbirate med organizacijo Large Meetinga ali Zoom Webinarja.

• Licenca Zoom Large Meeting vam omogoča organizacijo spletnih sestankov z večjim številom udeležencev in je zasnovana za dogodke, v katerih je pomembna interakcija udeleženih, saj vsakemo omogoča deljenje zaslona in upravljanje z lastno kamero ter mikrofonom. 
• Licenca Zoom Webinar je namenjena izvajanju spletnih seminarjev in je zasnovana na način, ki deljenje zaslona in upravljanje mikrofona ter kamere omogoča gostitelju, sogostiteljem in panelistom, medtem ko je interakcija udeležencev omejena (sodelujejo lahko npr. prek klepeta in anket).

Uporaba tovrstnich licenc je možna ob predhodni rezervaciji preko e-naslova helpdesk@arnes.si. V sporočilu morate zavesti osnovne informacije o dogodku, v primeru spletnega seminarja pa tudi informacije pod naslovom Nastavitve Zoom Webinarja.

Za organizacijo konference Zoom Large Meeting ali Zoom Webinar morate zagotoviti naslednje informacije, ki bodo ob vstopu v sobo vidne vsakemu udeležencu:

• kratek naslov oziroma ime sobe;
• kratek opis dogodka;
• dan, ura in čas trajanja dogodka (uraden začetek in predviden konec);
• če želite interpretacijo (sprotno prevajanje), potem sporočite tudi elektronski naslov interpreterja.

Če želite organizirati Zoom Webinar, morate v prošnji podati tudi odgovore na spodnja vprašanja:

• Se bo seminarja udeležilo največ 500 ali 1000 udeležencev? Oddate lahko tudi povpraševanje za seminar z večjim številom.
• Želite udeležencem omogočiti klepet (Q&A), v katerem bodo lahko zastavljali vprašanja, na katera boste sproti pisno odgovarjali? Če boste na vprašanja odgovarjali ustno, te možnosti ne potrebujete, v nasprotnem pa priporočamo njeno uporabo, ker omogoča urejeno odgovarjanje na zastavljena vprašanja.
• Ali panelistom neposredno iz Zooma posredujemo individualno povabilo s povezavo, preko katere bodo v seminar vstopili s privzeto vlogo panelista? Priporočamo, da se za to možnost odločite v primeru večjega števila udeležencev seminarja. Paneliste lahko določite tudi ročno ob začetku seminarja, vendar jih boste morali iskati na seznamu vseh udeleženih.
• Želite prilagoditi prikaz podatkov o predavateljih? Za vsakega predavatelja je mogoče nastaviti ozadje uporabnika (video okvirja oz. virtual background), ob imenu pa je lahko prikazana tudi njihova organizacija. Prosimo, da po potrebi priložite tudi podatek o barvi besedila, barvi ozadja in barvi navpičnice ob podatkih predavatelja (v RGB).
• Če želite, da ima vaš seminar ozadje (webinar wallpaper), sporočilu priložite sliko. Priporočljiva velikost slike je 1920x1080px, razmerje pa 16:9. Velikost slike na sme presegati 15 MB. Če bo slika vsebovala logotipe, naj bodo ti smiselno razporejeni. Primer z belim ozadjem in nekaj logotipi na vrhu je dostopen na naslovu https://video.arnes.si/watch/c6bdds77fts9.
• Kako bodo udeležnci vstopali v seminar? Vstop preko skupne povezave je enostaven in hiter; udeleženec ob obisku povezave pride neposredno v čakalnico oziroma v sobo. Vstop preko registracije je primeren, ko organizator želi od udeležencev pridobiti dodatne informacije. Če se odločite za način vstopa preko registracije, morate določiti tudi naslednje:
  • Ali bo registracija uporabnika potrjena samodejno ali ročno?
  • Želite, da se podrobnosti o vsaki registraciji posredujejo organizatorju preko e-pošte?
  • Želite omejiti število možnih registracij (število lahko omejite na največ 1000)?
  • Ob registraciji morajo udeleženci privzeto vnesti svoje ime in elektronski naslov. Zahtevate lahko tudi vnos:
    • priimka,
    • naslova, 
    • mesta, 
    • države,
    • telefonske številke,
    • organizacije,
    • poljubnega vprašanja (v tem primeru zavedite vprašanje in odgovor).